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Jahresabschluss: Archivierungsrückstellung bilden

OFD Niedersachsen veröffentlicht Berechnungshilfe

Rückstellung

Für Bücher und Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse oder Lageberichte, für Handels- und Geschäftsbriefe sowie für weitere steuerrelevante Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Für die damit verbundenen finanziellen Aufwendungen hat der Steuerpflichtige eine sogenannte „Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten“ zu bilden. Dies gilt sowohl für die Handels- als auch für die Steuerbilanz.

Rückstellungsfähige Aufwendungen

Nach Auffassung der Finanzverwaltung (vgl. Oberfinanzdirektion (OFD) Niedersachsen vom 5.10.2015, S 2137-106-St 221/St 222) können u. a. folgende Kosten in die Berechnung der Archivierungsrückstellung einbezogen werden: Aufwendungen für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres. Außerdem die anfallenden Sach- und Personalkosten für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung. Auch die Raumkosten und die Kosten für Einrichtungsgegenstände wie Regale und Schränke lässt die Finanzverwaltung zu. Nicht rückstellungsfähig sind die Kosten für die künftige Anschaffung von Regalen und Ordnern oder für die Entsorgung von Unterlagen. Darüber hinaus dürfen in die Rückstellung keine Kosten für die fortlaufende Archivierung einbezogen werden. Dasselbe gilt für Kosten, die für die Einlagerung künftig zu archivierender Unterlagen entstehen werden.

Berechnung der Rückstellung

Für die Berechnung der Rückstellung lässt die Finanzverwaltung zwei Methoden zu. Einmal können die jährlichen Kosten eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt und dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist – im Regelfall nach 6 bzw. 10 Jahren – multipliziert werden. Die einfachere Variante dürfte aber die zweite Möglichkeit sein: Danach können die jährlich anfallenden Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden. Aufwendungen für das Einscannen, die Einlagerung und Datensicherung sind nur einmal anzusetzen.

Stand: 25. Februar 2016

Steuererklärung – Abgabefristen 2016

Gleichlautende Erlasse

Die obersten Finanzbehörden haben in ihren gleichlautenden Erlassen (vom 4.1.2016) die Abgabefristen für die Einkommensteuererklärung 2015 festgelegt. Es gelten folgende Fristen:

Allgemeine Abgabefrist

Als verbindlicher Abgabetermin zur Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer gilt der 31.5.2016.

Fristverlängerung für steuerlich vertretene Steuerpflichtige

Für Steuererklärungen, die durch nach dem Steuerberatungsgesetz befugte Personen, Gesellschaften, Verbände, Vereinigungen, Behörden oder Körperschaften angefertigt werden, gewährt die Finanzverwaltung eine allgemeine Fristverlängerung bis zum 31.12.2016. Die Fristverlängerung gilt allerdings nicht für Anträge auf Steuervergütungen und auch nicht für die Abgabe von Umsatzsteuererklärungen, wenn die gewerbliche oder berufliche Tätigkeit mit Ablauf des 31.12.2015 endete.

Besondere Fristverlängerung mit Begründung

Mit besonderer Begründung und aufgrund von Einzelanträgen gewährt die Finanzverwaltung eine Fristverlängerung bis zum 28.2.2017.

Stand: 27. Januar 2016

Aufwendungen für die Geburtstagsfeier

Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier, zu der ausschließlich Arbeitskollegen eingeladen sind, können als Werbungskosten abgezogen werden. Dies hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz entschieden (Urteil vom 12.11.2015, 6 K 1868/13).

Sachverhalt

Im Streitfall hatte der alleinige Geschäftsführer einer GmbH anlässlich seines 60. Geburtstags ca. 70 Personen zu einer Geburtstagsfeier eingeladen. Zu den Gästen zählten nur die Mitarbeiter und einige Rentner. Außerdem war der Aufsichtsratsvorsitzende eingeladen. Die Feier fand im Unternehmen statt. Es waren insgesamt € 2.470,00 an Kosten angefallen.

Urteil Finanzgericht Rheinland-Pfalz

Das Finanzgericht (FG) Rheinland- Pfalz ging in ihrer Gesamtwürdigung von einer betrieblichen Veranlassung aus. Ein Geburtstag würde zwar ein privates Ereignis darstellen. An der Geburtstagsfeier nahmen aber keine privaten Freunde, Familienmitglieder oder Verwandte teil. Zu den Gästen zählten nur Personen aus dem Betrieb, die zum Teil noch ihre Arbeitskleidung getragen hatten. Auch fand die Veranstaltung in der Werkstatthalle und während der Arbeitszeit statt. Die Aufwendungen waren mit € 35,00 pro Person vergleichsweise niedrig.

BFH entscheidet letztinstanzlich

Gegen dieses Urteil hat die Finanzverwaltung ein Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof eingereicht. Zwar erkennen die Finanzbehörden solche Kosten weiterhin nicht als Werbungskosten an. Steuerpflichtige können jedoch in gleich gelagerten Fällen die Kosten geltend machen und sich im Einspruchsverfahren auf das anhängige Verfahren stützen.

Stand: 27. Januar 2016

Einsprüche jetzt auch Online

Einspruch

Gegen Steuerbescheide und weitere Verwaltungsakte ist das Rechtsmittel des Einspruchs zulässig. Mit dem Einspruch kann der Steuerpflichtige Einwände gegen die von der Finanzverwaltung festgesetzte Steuer oder andere von der Finanzverwaltung festgesetzte Maßnahmen hervorbringen. Einsprüche können u. a. schriftlich oder elektronisch eingereicht werden. Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige durch den betreffenden Verwaltungsakt beschwert ist und der Einspruch fristgerecht erfolgt. Die allgemeine Einspruchsfrist beträgt einen Monat nach Bekanntgabe des Verwaltungsaktes.

Einspruch mit „Elster Online“

Zur Einlegung eines Einspruchs und ggf. für einen Antrag auf Aussetzung der Vollziehung steht dem Steuerpflichtigen jetzt auch ein Formular im Elster Online-Portal (www.elsteronline.de) zur Verfügung. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern hin (BayLfSt vom 14.12.2015).

OnlineRegistrierung

Zur Einlegung des Einspruchs ist eine Registrierung Voraussetzung. Nach dem Login findet der Steuerpflichtige im Bereich „Formulare“ unter dem Punkt „Sonstige Formulare“ ein Formular zur elektronischen Einspruchseinlegung. Anzugeben sind die Steuernummer und der Verwaltungsakt, gegen den Einspruch eingelegt werden soll. Der Nutzer kann dabei aus einer vorgegebenen Auswahl wählen. Die Datenübermittlung wird im elektronischen Postfach des Nutzers bestätigt.

Stand: 27. Januar 2016

Steuermodernisierungsgesetz

Gesetzentwurf favorisiert den computergestützten Steuerbescheid

Das Gesetz

Anfang Dezember hat die Bundesregierung den Gesetzentwurf für das seit längerer Zeit angekündigte Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vorgelegt. Im Vordergrund stehen u. a. technische, organisatorische und rechtliche Modernisierungen.

Automatisiertes Steuerfestsetzungsverfahren

Kernthema des Modernisierungsgesetzes ist die Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen für eine automatisierte Bearbeitung von Steuererklärungen durch den Computer. Auch die Bekanntgabe von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten soll künftig durch Bereitstellung zum Datenabruf papierlos erfolgen. Voraussetzung ist die Zustimmung durch den Steuerpflichtigen bzw. der bevollmächtigten Person (§ 122a Abs. 1 AO-E). In sogenannten „qualifizierten Freitextfeldern“ (§ 150 Absatz 7 AO E) soll der Steuerpflichtige freie Angaben machen können. Damit kann u. a. erreicht werden, dass nicht der Computer, sondern ein Finanzbeamter den betreffenden Fall bearbeitet.

Lohnsteuerabzug (ELStAM-Verfahren)

Der Gesetzentwurf enthält u. a. auch Vereinfachungen für Lohnabrechnungen, die sowohl nach der Steuerklasse für das erste Beschäftigungsverhältnis als auch nach der Steuerklasse VI vorgenommen werden (für das zweite Beschäftigungsverhältnis). Die verschiedenartigen Bezüge können künftig zum Jahresende bzw. bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zusammengefasst werden. Zu viel einbehaltene Lohnsteuer ist dem Arbeitnehmer zu erstatten. Umgekehrt ist zu wenig abgeführte Lohnsteuer nachzufordern (§ 39e EStG-E).

Längere Abgabefristen

Mit dem Modernisierungsgesetz soll die Abgabefrist von durch Steuerberater und andere befugte Personen erstellte Steuererklärungen auf den 28. Februar des jeweils übernächsten Jahres festgesetzt werden (§ 149 Abs. 3 Abgabenordnung-AO-E). Gleichzeitig werden die Regelungen zur Erhebung eines Verspätungszuschlages verschärft (siehe Seite 3).

Inkrafttreten

Ein Inkrafttreten ist für den 1.1.2017 geplant. Ein reibungsloses Funktionieren des computergestützten Steuerfestsetzungsverfahrens ist jedoch frühestens ab 2022 geplant.

Stand: 27. Januar 2016